Secretaria

A Secretaria Acadêmica dos dois Cursos que ministramos são responsabilidade direta do Coordenador dos Cursos.

Possui a tarefa essencial de (1) acompanhar o desenvolvimento dos Estudantes nos Cursos, (2) assessorar no trabalho de tramitação de documentos, (3) encaminhar relatórios para a Sede da Faculdade junto a Secretaria Geral da Instituição, conforme regras determinadas por esta.

O Gabinete do Coordenador-Geral dos Cursos possui estas tarefas dentro de dias de despacho de demandas relacionadas com os Cursos e esta dinâmica funciona assim:

(1) Independente da data em que o Estudante encaminhe suas solicitações, elas são sempre despachadas às sextas-feiras da semana em que foi protocolado;

(2) Todo protocolamento e despacho é sempre feito via e-mail, com exceções pontuais nas situações em que haja necessidade de despacho de materiais físicos;

(3) Só haverá resposta em primeira instância no prazo de cinco dias contando sempre da sexta-feira para a sexta-feira da semana seguinte, priorizando assim um sistema de protocolamento de demandas com uma semana de prazo para as deliberações e respostas, mas, nos casos em que as demandas exijam um Parecer de instâncias superiores da Faculdade, o despacho poderá durar até dez dias da data da sexta-feira inicial.

Os Estudantes deverão encaminhar as suas solicitações a qualquer tempo, mas o atendimento só responderá nestas condições, conforme a ordem de chegada das pautas.

Compete ao Coordenador dos Cursos, no setor de sua Secretaria, em seu Gabinete, as seguintes ações específicas, dentro de um padrão de protocolamento interno. São elas:

(1) Atendimento ao Estudante – que funciona mediante o acesso do Estudante ao Sistema Acadêmico ou Email da Secretaria, para atender as demandas que os mesmos tenham diretamente relacionados com as questões próprias da Secretaria, que são:

◘ Documentação

◘ Encaminhamento

◘ Atualização cadastral

◘ Declarações

◘ Orientações sobre os Encontros Semestrais

◘ Acesso a materiais que sejam disponibilizados pelo Professor

◘ Recebimento de Certificado

◘ Formatura

◘ Questões relacionadas aos pagamentos quando houver alguma dificuldade na parte eletrônica

◘ Informações que não estejam disponibilizadas no Site ou no email

(2) Acompanhamento dos Relatórios de Estudos – que funciona sempre que se fecha o mês, mas isto ocorre no Sistema Acadêmico, de modo automático, conforme o Curso do Estudante vai avançando. Entretanto, a Secretaria disponibiliza:

◘ O Relatório de notas;

◘ O Relatório de carga horária;

◘ O acesso eletrônico às avaliações e trabalhos escolares;

◘ Informações sobre as datas de aulas online, de acessos aos materiais que permitem os estudos e pesquisas.

(3) Sobre Professores – Conforme as dinâmicas dos professores for acontecendo, a Secretaria dará ciência a todos os Estudantes das referidas atividades e possibilitará o devido acesso às mesmas, nas situações em que os Professores solicitarem este suporte.

(4) Trabalhos Internos – São tarefas próprias da Secretaria do Gabinete:

1) Responsabilizar-se por todos os serviços relativos à matrícula e ao registro, controle e arquivo da documentação escolar dos discentes, inclusive a expedição de Certificados;

2) Controlar e supervisionar o sistema de dados acadêmicos;

3) Prestar orientação das normas acadêmicas aos alunos, professores, funcionários e membros da comunidade;

4) Manter atualizado, em ordem alfabética, por turma e período os arquivos das pastas dos discentes, com todos os seus dados cadastrais;

5) Promover a matrícula de todos os alunos;

6) Efetivar as matrículas, os trancamentos e cancelamentos de matrículas deferidos pela Coordenação do Curso;

7) Participar da elaboração do Calendário Acadêmico;

8) Participar da elaboração do Guia Acadêmico;

9) Fazer o controle do histórico acadêmico do aluno em relação ao cumprimento do currículo do curso ao qual pertence;

10) Promover o controle da frequência dos alunos;

11) Registrar os aproveitamentos de estudos;

12) Expedir certidões, declarações, atestados e históricos, com visto do Coordenador de Curso;

13) Formalizar processos para registro de Certificados;

14) Cerimônia de diplomação;

15) Providenciar o apostilamento e o registro, no verso do certificado, da ênfase ou habilitação do Curso, conforme o caso;

16) Emitir confirmação de matrícula;

17) Emitir boletins de notas e frequência;

18) Responsabilizar-se pelo arquivo dos diários de classe e atas finais de cada disciplina oferecida; e,

19) Responsabilizar-se por toda escrituração acadêmica, submetendo seus atos ao Coordenador de Curso para as aprovações devidas.